Annoncé en mars 2023 et accessible depuis quelques mois, l’assistant Copilot pour Microsoft 365, boosté à l’IA générative, révolutionne le quotidien des entreprises. Explications avec Jean-Christophe Dupuy, Directeur de l’entité Modern Work chez Microsoft France.
L’Intelligence Artificielle est dans toute les conversations, privées ou professionnelles. Comment expliquez-vous cet engouement ?
Jean-Christophe Dupuy. – Depuis quelques mois, nous assistons à une accélération de l’ensemble des offres autour de l’intelligence artificielle générative. Ce phénomène s’explique par l’évolution de nos modes de travail autour de 2 paradigmes. Le premier, c’est bien sûr l’explosion du travail hybride qui a été accélérée par la crise COVID. Le deuxième paradigme, c’est l’avènement de l’IA dans les outils de productivité à la maison ou au travail. Ces nouvelles offres résultent en grande partie du partenariat entre Microsoft et OpenAI depuis 2019. Trois ans plus tard, lorsque ChatGPT (développé par OpenAI) est devenu accessible au grand public, personne ne s’attendait à un tel engouement. En novembre 2022, deux mois après son lancement, ChatGPT enregistrait déjà 100 millions d’utilisateurs. C’est du jamais vu dans l’histoire de la tech !
Le succès d’OpenAI et de ChatGPT ont nécessité d’énormes investissements de la part de Microsoft.
J.C. D. – En effet, mais le partenariat ne se résume pas seulement à des éléments financiers. Microsoft a en effet construit un supercalculateur hébergé dans son cloud Azure pour OpenAI. Ce supercalculateur est l’un des plus puissants du monde et est dédié à l’entraînement de modèles d’intelligence artificielle. Cela a permis à OpenAI de former des modèles de plus en plus puissants et de « déverrouiller les capacités d’IA » d’outils comme ChatGPT et Bing. Tout cela nous permet d’avoir une vraie longueur d’avance et de proposer aujourd’hui des solutions IA particulièrement adaptées aux entreprises.
Quels sont les besoins des entreprises et comment les avez-vous identifiés ?
J.C. D. – Chaque année, Microsoft mène une enquête, appelée Work Trade Index, auprès de 31 000 collaborateurs d’entreprises dans 31 pays, dont environ un millier en France. Elle agrège également des données provenant de LinkedIn et toutes ces informations nous permettent d’identifier les tendances sur le marché du travail et les comportements des salariés. L’analyse de l’étude de 2023 a révélé que de nombreux employés passent une grande partie de leur temps en communication, en réunions, et à répondre à des emails et messages, au détriment du temps consacré à la création et à la réflexion. Environ deux tiers des participants ont exprimé leur difficulté à trouver du temps pour s’engager dans un processus créatif durant leur journée de travail ou seulement avoir du temps pour prendre du recul sur les tâches quotidiennes. Face à cette situation, Microsoft a pris conscience de la nécessité de développer des outils permettant d’accroître l’efficacité, comme par exemple trouver la bonne information rapidement, et de libérer du temps pour la créativité.
Comment se déroule le déploiement de Copilot pour Office 365 ?
C. D. – Il y a d’abord une phase de préparation qui repose essentiellement sur la qualité et la localisation des données de l’entreprise. Certaines entreprises opèrent sous un modèle « mono-tenant » où toutes leurs données sont centralisées, d’autres à l’inverse utilisent une structure multi-tenants. Il est donc important de déployer Copilot pour M365 sur le ou les tenants où se trouvent les data qui vont permettre l’ancrage des réponses aux questions que l’on va poser à l’IA. L’autre point important dans cette étape préparatoire, c’est le Microsoft Graph qui est une API web qui permet aux utilisateurs d’entreprise d’accéder aux données situées dans différents services Microsoft 365. En termes simples, c’est comme un pont qui relie les différentes applications et services de Microsoft 365 et permet aux utilisateurs d’interagir avec eux de manière unifiée. Entre autres, le Microsoft Graph rassemble le contenu publié dans l’espace de travail numérique de l’utilisateur (OneDrive, SharePoint, Teams …) et le filtre en fonction de son comportement. Cela donne lieu à des flux personnalisés qui mettent en avant les documents et les contacts récemment utilisés ou tendance associés à un utilisateur.
La grande évolution avec un assistant intelligent comme Copilot pour Microsoft 365, c’est que les utilisateurs peuvent interroger le Microsoft Graph en langage naturel, comme dans un prompt ChatGPT, ce qui génère des réponses plus pertinentes et plus précises.
Ce type de projet est un vrai tournant stratégique pour les entreprises. Comment faut-il l’aborder avec les collaborateurs ?
C. D. – En effet, l’utilisation de l’IA doit être encadrée, notamment au travers de discussions avec les partenaires sociaux afin de respecter les règlements propres à l’entreprise et définir le cadre éthique et déontologique de l’IA. Certaines entreprises mettent en place des comités ou du conseil sur l’intelligence artificielle en amont et pendant le déploiement. Ensuite, quand cela devient plus concret, il y a toute une phase d’acculturation et de formation.
À ce stade, on passe donc à la phase d’adoption avec la création d’une communauté d’utilisateurs au sein de laquelle on va déterminer qui seront les « champions » et les « early adopters ». Grâce à la définition de personae, l’entreprise va pouvoir lister les cas d’usage de l’IA et les formations nécessaires. De par nature, Copilot pour Microsoft 365 évolue perpétuellement avec des nouvelles fonctionnalités à tester et à adopter.
Le déploiement de Copilot représente aussi un investissement. Comment peut-on mesurer son impact réel ?
C. D. – La mesure de l’impact constitue la 3e phase de la mise en œuvre de Copilot pour Microsoft 365, dont l’objectif est certes, de gagner en productivité, mais surtout de développer une nouvelle culture du travail davantage tournée vers la créativité. Il existe déjà un certain nombre de métriques et depuis le 26 mars, nous proposons des tableaux de bord comme ceux de Viva Insights, qui permettent de mesurer les usages de Copilot par service.
Quels sont les premiers retours des clients et utilisateurs de Copilot pour Microsoft 365 ?
C. D. – Les entreprises qui ont fait l’acquisition de cette solution mettent surtout en avant la façon dont cela va impacter positivement leur business. Contrairement à ce que l’on peut imaginer, ça n’est pas seulement le gain de productivité qui est escompté mais aussi le changement de culture et la satisfaction des collaborateurs. Grâce à l’IA, ils se sentent davantage valorisés dans leur travail, qui devient plus intéressant, plus créatif. Donc au final, ils deviennent plus productifs, dans le bon sens du terme.
Quels sont les utilisations les plus plébiscitées en entreprise ?
C. D. – Copilot change le quotidien des collaborateurs en rendant les tâches quotidiennes plus rapides et en permettant aux équipes de se concentrer sur ce qui compte vraiment : la créativité et la stratégie. Par exemple, en utilisant Copilot dans Excel, les entreprises peuvent analyser des ensembles de données complexes en quelques secondes, révélant des insights précieux pour la prise de décision. Dans Teams, Copilot peut résumer les réunions et proposer des actions à suivre, optimisant la collaboration et la productivité. Quand vous revenez de vacances, vous pouvez lui demander les derniers échanges et les avancées sur un dossier afin de vous remettre à jour. Copilot fonctionne vraiment comme un assistant au quotidien qui vous aide à préparer des rendez-vous clients, à industrialiser des présentations, à rédiger des mails types à partir de votre historique, à rassembler des infos qui se trouvent dans différents endroits, sans avoir à vous rappeler précisément du nom des fichiers.
À quels types d’entreprises s’adresse Copilot ?
C. D. Les premiers clients sont de grandes entreprises comme par exemple en France TotalEnergies, Amadeus, Orange, ATOS, Elis ou des cabinets de conseil comme Avanade ou PwC. Nous avons aussi un certain nombre de PME qui sont clientes. Les notaires et les cabinets d’avocats sont, par exemple, très preneurs de l’intelligence artificielle pour accélérer la recherche documentaire. En réalité, il n’y a pas un Copilot mais plusieurs en fonction des métiers, comme Copilot for Sales, Copilot for Security, GitHub Copilot pour les développeurs.
L’offre d’assistants IA ne cesse d’évoluer et nous développons les capacités d’intelligence artificielle générative à l’intérieur de solutions qui existent déjà.
Le 21 mars, Microsoft a annoncé le lancement des premiers PC portables Surface avec l’IA intégrée. Pouvez-vous nous en dire plus ?
C. D. En effet, les premiers PC Surface boostés à l’IA et destinés aux entreprises, seront mis sur le marché dans les prochaines semaines aux États-Unis puis en Europe. Ces appareils sont conçus pour tirer parti de Copilot, avec la nouvelle touche Copilot sur le Surface Laptop 6 et sur la Surface Pro 10 lorsqu’il est associé au nouveau clavier Surface Pro.
En plus de l’optimisation pour Copilot, un focus a été mis sur les performances et la sécurité avec les derniers processeurs Intel Core Ultra et intégrant un NPU (Neural Processor unit ou unité de traitement neuronal) permettant d’alimenter les expériences d’IA (économisant l’usage de la batterie, du CPU et du GPU).
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