La gestion proactive de votre boîte mail est essentielle pour éviter l'encombrement et gagner en efficacité. Découvrez comment améliorer votre pratique et retrouver un peu de sérénité au quotidien.
Développée en 1971 par l’Américain Ray Tomlinson, la messagerie électronique est une invention qui a révolutionné notre façon de travailler et de collaborer. Pour le meilleur…et pour le pire. Avec la généralisation du télétravail, nos boîtes mails et nos messageries internes ont explosé. Le traitement des emails rogne plus en plus notre temps de travail et nuit sérieusement à notre faculté de concentration.
Selon une récente enquête de Mailoop, entreprise spécialisée dans l’analyse des usages numériques, un salarié français reçoit en moyenne 144 emails par semaine. Ce chiffre monte à 200 pour les managers. La lecture et le traitement de ces mails occuperaient 30% du temps de travail des salariés ! L’étude réalisée dans le cadre l’Observatoire de l’Infobésité et de la Collaboration Numériquea été menée pendant deux ans auprès de 9 000 personnes réparties en cinq entreprises. 60 millions d’en-têtes d’e-mails ont été analysés. Elle révèle aussi que 52% des emails ont une réponse en moins d’1h, traduisant ainsi de notre hyper-réactivité.
Face à ce constat, il devient urgent de mettre en place quelques bonnes pratiques pour retrouver un peu de sérénité et lutter contre l’infobésité qui nous gagne.
Utiliser des modèles de réponses pour gagner du temps tout en maintenant la cohérence des communications.
Répondre de manière concise en allant à l’essentiel. Cela économisera votre temps et celui du destinataire.
Créer des dossiers et des étiquettes. Classer les messages en fonction de projets, de clients ou de priorités facilite la recherche et permet de maintenir une boîte de réception plus propre.
Mettre en place des filtres anti-spam pour trier automatiquement les emails indésirables ou promotionnels vers des dossiers spécifiques.
Se désabonner des listes de diffusion inutiles permet de réduire le flux d’emails non essentiels.